Les documents comptables sont d’une extrême importance dans la mesure où ils vous permettent d’effectuer la saisie des comptes et le suivi de ces derniers. Cependant, avant de les faire parvenir à l’expert-comptable, il est nécessaire de les préparer. Pour vous aider dans l’accomplissement de cette obligation, voici comment préparer ses documents comptables.

Solliciter les services d’un cabinet comptable

Si vous ne connaissez rien à la comptabilité, faites appel à un cabinet comptable à Montréal. Avec l’aide d’un tel service, vous n’avez plus à vous soucier de rien, car les experts s’occupent de tout.

De plus, laisser un cabinet comptable aux commandes vous permet d’éviter les erreurs, mais aussi d’obtenir un travail vite fait et bien fait. Tout cela prouve évidemment qu’il s’agit d’un investissement que vous ne regretterez certainement pas.

Classer

Vous ne le saviez peut-être pas, mais les documents comptables doivent être classés dans un ordre bien précis. En effet, chaque document doit être placé selon un ordre chronologique. De plus, vous devez également les classer selon 3 sections bien distinctes :

• les recettes ; 
• les dépenses ;
• la banque.

Pour ce classement, vous pouvez aussi opter pour la version traditionnelle qui est le papier ou la version informatisée. Dans le cas où vous choisissez la première option, c’est le document le plus récent qui doit être le plus accessible.

Numéroter

Bien qu’elle ne soit pas obligatoire, la numérotation de vos pièces comptables va grandement contribuer à faciliter votre travail et celui de l’expert-comptable. L’erreur à ne surtout pas faire est de ne pas les numéroter en raison d’un nombre peu élevé de factures.

Au fur et à mesure que vos ventes et vos factures augmentent tout au long de l’année, il deviendra beaucoup plus difficile de les suivre correctement, et presque impossible de les numéroter une fois que vous serez submergé par les documents.

Optimiser le rapprochement bancaire

Faciliter le rapprochement bancaire évite une grande perte de temps, d’autant plus que cette action est très facile à faire si vous l’avez effectué depuis le début. Le rapprochement bancaire consiste effectivement à faciliter la visualisation des débits et crédits, tout en retrouvant à côté de chaque pièce concernée le justificatif de chaque mouvement.

Avec cette méthode, il devient beaucoup plus rapide et facile, pour l’expert-comptable, d’analyser vos comptes. Par ailleurs, la façon la plus pratique d’effectuer ce rapprochement est de se servir d’un tableau Excel, afin que toutes les données soient bien alignées et claires. 

Aussi, il est important de rappeler que la TVA doit également être indiquée lors du rapprochement bancaire et que son inscription doit aussi se faire dans un ordre bien précis.