L’archivage de documents (papier ou numériques) au sein de votre entreprise n’est pas qu’une corvée, c’est aussi une obligation légale, une manière de protéger vos droits et une assurance en cas de sinistre. La gestion documentaire n’est donc pas à prendre à la légère.

La durée d’archivage légale

Toute entreprise a la contrainte légale de conserver certains documents pour un temps. Selon le type de documents, le temps d’archivage peut varier. Qui le saura, si vous ne vous soumettez pas à cette pratique de l’archivage? Si vous êtes chanceux, personne. Sinon… vous pourriez le regretter amèrement dans le cas d’un contrôle administratif, d’un audit ou d’une audience au tribunal.

La conservation des documents doit suivre certaines règles pour qu’ils ne soient pas détruits par le feu ou lors d’une inondation par exemple. Il est donc important que l’archivage soit sécurisé. Cela vous permet de produire les documents demandés en cas de besoin et de prouver l’absence de falsification de vos documents. Deux options s’offrent à vous pour cet archivage : numérique ou papier. Le numérique prévient la dégradation d’un document (par exemple, l’encre qui s’efface sur une facture). Le papier est inaccessible aux pirates informatiques, mais très sensible à l’eau et au feu. Dans un cas comme dans l’autre, une stratégie globale d’archivage est essentielle.

Selon votre type d’activités, les documents soumis à une obligation légale de conservation peuvent varier, cela peut concerner les factures, les permis, les preuves d’assurance, la comptabilité, les contrats, etc.

Le bon fonctionnement de votre entreprise

La loi ne vous oblige pas à archiver tous les documents en lien avec votre activité entrepreneuriale. L’État n’en a cure que vous conserviez ou non la liste de tous vos fournisseurs et les informations nécessaires pour les contacter. Mais bon, j’imagine que vous ne teniez pas pour autant à perdre ces données. Bien que tous les documents ne soient pas bons à préserver, certains sont indispensables au bon fonctionnement de votre entreprise, aux décisions concernant les plans d’action, les décisions d’investissements, la gestion des risques ou des pertes, le bon déroulement de l’unité de fabrication, la conception des budgets, etc. Tous les documents nécessaires au bon fonctionnement de votre entreprise méritent donc d’être intégrés dans la stratégie globale d’archivage et d’être encadrés par des mesures de sécurisation.

Préserver l’activité de votre entreprise

Si par malchance votre entreprise est victime d’un sinistre (feu, eau, vol, etc.), vous pourriez être bien embêtés, même après avoir réglé le règlement après l’assurance. Celle-ci peut bien vous dédommager pour la perte d’équipements dans l’usine, de produits dans l’entrepôt ou de matériel informatique dans les bureaux, vous ne serez pas plus avancé si vous avez perdu, dans le sinistre, les données relatives à votre plus gros contrat, les informations quant aux salaires de chacun de vos 79 employés, le plan de votre prototype qui devait permettre de relancer votre entreprise ou le catalogue complet de tous les PDF de votre catalogue littéraire encore en librairie.